مهندسی خرید

خرید و تدارکات یکی از مهمترین فعالیت های تیم های پروژه است. این فرایندها با تمامی ارکان و بخشهای پروژه در ارتباط بوده هر گونه اختلال در آن منجر به ایجاد اشکال در روند اجرایی پروژه های عمرانی و تاخیر در تحویل طرح سرمایه گذاری می شود. فرایند خرید و تدارکات در پروژه، شامل مراحل برنامه ریزی، شناسایی منابع، درخواست، برگزاری و داوری مناقصه، مراحل انعقاد قرارداد، اجرای قرارداد و اختتام قرارداد است. یکی از راههای کسب موفقیت، دانستن دلایل ناکامی و دوری جستن از آنها برای دست یافتن به ارزشهای بالاتر است. عواملی مختلفی باعث کندی روند خرید و تدارکات می شوند و یکی از راه کارهایی که باعث افزایش بهره‌وری سیستم خرید و تدارکات می شود، پیاده سازی و اجرای سیستم تدارکات بهنگام است

فرایند خرید و تدارکات، شامل عملیاتی بسیار گسترده و پیچیده است که به مدیریت بسیار سنجیده، حرفه ای و اثر بخش نیاز دارد. اثربخشی فرایند خرید و تدارکات، سهم بزرگی در موفقیت طرح‌های سرمایه گذاری دارد. صاحبنظران مراحل فراوان و مختلفی را برای فرایند خرید و تدارکات پروژه ترسیم كرده اند که در اغلب آنها این فرایندها با برنامه‌ریزی تدارکات پروژه آغاز می شود. از آنجاییکه هدف از برنامه ریزی، تعیین اقلام مورد نیاز و زمان تهیه آنهاست، برنامه‌ریزی دارای دو بعد کلی مواد و خدمات مورد نیاز و زمانبندی دسترسی به آنها می‌باشد. برنامه زمانی تدارکات، باید از همان ابتدایی ترین مراحل شروع طرح مورد توجه و برنامه ریزی قرار گیرد. از طرف دیگر در مراحل پیش از آغاز فعالیتهای اجرایی پروژه و در طرحهای توجیهی پروژه و برنامه های امکان سنجی باید بخش مهمی از توجیه‌پذیری طرح به امکان خرید و تدارکات لوازم اجرایی، امکانات و خدمات مورد نیاز طرح تخصیص داده شود. در این بین در نظر گرفتن امکانات مربوط به حمل و نقل و انبارداری بسیار مهم و حیاتی است. در مرحله برنامه ریزی تدارکات نیاز به هم اندیشی و برقراری ارتباط نزدیک و مستمر مدیر خرید و تدارکات با تمام عوامل اجرایی است. این ارتباط‌ها از ابتدایی ترین لحظه‌ها شروع به کار و تهیه و اجرای مقدمات طرح، آغاز شده و تا آخرین مراحل اجرا و تحویل طرح سرمایه‌گذاری، ادامه خواهد داشت. برگزاری جلساتی به صورت گروهی یا انفرادی که فقط برای اعلام نیازهای بخشهای مختلف و آگاه شدن از لوازم و خدمات مورد نیاز همه ارکان پروژه، زمان بندی کیفیت و کمیت موردنیاز صورت می‌گیرد، کمک فراوانی به درک دوطرفه مدیر تدارکات با دیگر عوامل اجرایی می‌كند. به این ترتیب فهرستی از تدارکات مورد نیاز تهیه می شود. در جلسات گروهی می توان با توجه به آگاهی از ظرفیتهای موجود و هزینه های فرصت، نسبت به ساخت یا خرید برخی از لوازم نیز تصمیم گیری كرد.

در برنامه تدارکات، باید به هم پوشانی دقیق سه عامل: زمان احتیاج به مواد و خدمات، زمان خرید و زمان بندی جریانهای نقدینگی قابل دسترس، توجه کامل شود. تنظیم زمان نیازمندی با زمان انجام خرید و سفارش ساده‌تر تنظیم آنها با جریانهای نقدینگی مورد نیاز، است. در فرایند برنامه‌ریزی باید تمامی محدودیتها مورد بررسی قرار گیرند. یکی از مهمترین محدودیت های موجود، قدرت نقدینگی و محدودیت در دسترسی به سرمایه است. برای کاهش اثر منفی این محدودیت، از یک سو می‌بایستی برنامه مالی پروژه به دقت مورد بررسی قرار گرفته، از سوی دیگر توافقهای خرید و تدارکات اعتباری با تهیه کنندگان منعقد شود . به گونه طبیعی بخش خرید و تدارکات، فهرست دقیقی از تامین کنندگان و فروشندگان بالفعل و بالقوه را به همراه توانایی کیفی و کمی آنها تهیه كرده، ضمن ارزشیابی منظم، اعتبار آنها را مورد ارزیابی قرارمی دهد تا اطمینان کاملی از تحویل به موقع سفارشها توسط آنها کسب شود خرید و تدارکات بهنگام تائیر فراوانی در اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی انجام پروژه دارد. اگر تدارکات مورد نیاز در زمان مورد نیاز در اختیار طرح قرار نگرفته و زمان سفارشها و تهیه مواد مورد احتیاج طرح طولانی شود به طور حتم در فعالیتهای پروژه تاثیر گذار است. بنابراین باید روشهای مناسب الزامات خرید تدارکات شناسایی و در فرایندی اثربخش مدیریت شود. به کارگیری برخی اصول و شرایط می تواند پروژه را به سوی انجام مناسب و بموقع فعالیتهای خرید و تدارکات هدایت و مدیران پروژه را در این فعالیت مهم یاری رساند